Mniej biurokracji w powiecie

31 stycznia 202325 stycznia 2023 (red) 0 Comments powiat nowosolski

Powiat nowosolski przechodzi cyfrową rewolucję, co oznacza nie tylko stopniową rezygnację z papieru. Decyzje urzędników mają być szybsze, bo zamiast tracić czas na zbędną biurokrację, zajmą się rozwiązywaniem problemów mieszkańców

Monika Owczarek, sekretarz powiatu podkreśla, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją to spora zmiana w funkcjonowaniu urzędu. – Cyfrowy obieg dokumentów nie jest nam tak całkiem obcy, kilka lat temu były próby wprowadzenia systemu, ale nie sprawdziły się – mówi Owczarek.

I dodaje: – Obecnie to już powszechne rozwiązanie, większość mieszkańców radzi sobie doskonale w świecie internetu. Dodatkowo pandemia przyspieszyła rozwój cyfryzacji, my też nie chcemy odstawać.

Początki były trudne

Urzędnicy przeszli szkolenie zorganizowane przez podlaski urząd wojewódzki, teraz uczą się pracować w nowych, cyfrowych warunkach. I na wstępie nie ma co ukrywać, nie jest lekko, łatwo i przyjemnie. System co prawda ruszył zgodnie z planem, 2 stycznia. I to było wielkie wydarzenie dla powiatu. Wszystko teoretycznie dopięto na ostatni guzik. Zakupiono nowy sprzęt np. drukarki do kodów kreskowych. Zarządzeniem starosty powstała nawet grupa robocza, są w niej m.in. informatycy, archiwiści, pracownicy wydziału organizacyjnego i biura obsługi interesanta oraz rzecznik prasowy.

Wybiła godzina zero i… zaczęły się schody. – Wspólnie próbujemy rozwiązywać problemy, a tych jest bez liku. Miało być tak różowo, wręcz idealnie. I nie zadziało… nic – przyznaje sekretarz Owczarek. – Nowy sprzęt szwankował, rejestr danych się zacinał. A starosta nie mogła otworzyć cyfrowych dokumentów. Konsternacja! Bo prawie każdy sobie pomyślał: jestem na bakier z nową technologią. I tak minął pierwszy tydzień, niemal wyjęty z życiorysu każdego z nas. Od razu zdecydowaliśmy, że wszystkie dokumenty będą skanowane cyfrowo i otrzymają kod kreskowy. Wszystkie nasze wydziały systematycznie wprowadzają zmiany, nasza rzecznik prasowa od pierwszego dnia działa cyfrowo – podkreśla Owczarek.

Pożegnanie z papierem

Krok po kroku papier w starostwie przejdzie do historii, w tradycyjnej wersji zostanie przechowany jedynie oryginał dokumentu. Przyniesie to oszczędności nie tylko dzięki rezygnacji z drukowania decyzji urzędników. Mniej uruchomionego sprzętu to też mniejsze wydatki na tonery, papier i energię elektryczną, a za nią obecnie płacimy jak za zboże.

– W pierwszych dniach cyfrowej rewolucji nasi petenci muszą troszkę dłużej poczekać na załatwienie swoich spraw, bo my się ich dopiero uczymy – dodaje Anna Chyła, rzecznik prasowa powiatu nowosolskiego. – Oswajamy się z obiegiem wewnętrznym dokumentów i obsługą nowego programu. Docelowo jednak mieszkaniec będzie czekał krócej, bo ważne dokumenty nie zalegają na urzędowych półkach, a po kilku sekundach trafiają do rąk pracowników, którzy zajmą się sprawą.

Korzyści dla mieszkańca

– No dobrze, ale co zyska mieszkaniec? – dociekamy.

– Urzędnicy będą szybciej wydawać ważne decyzje, np. o pozwoleniu na budowę domu. Nie skróci to czasu oczekiwania o miesiąc, ale dzień, dwa. A to też nie jest bez znaczenia. Zeskanowany dokument nie krąży po urzędzie, automatycznie trafia na biurko (komputer) pani starosty. Zarząd i naczelnicy będą też wiedzieć, na jakim etapie jest załatwiana sprawa i czego brakuje, aby ją zakończyć. A to też zmobilizuje urzędników do skuteczniejszej pracy – usłyszeliśmy w starostwie.

Dodajmy jednak, że ostateczna decyzja urzędnicza zostanie wydrukowana i wysłana w wersji papierowej dla mieszkańca.

Przypomnijmy. Program Cyfrowy Powiat wymyślił rząd, jego celem jest równomierny rozwój cyfryzacji i równe szanse w dostępie do nowych technologii oraz poprawa w zakresie zdalnej obsługi interesantów.

Planowany budżet projektu skierowanego do samorządów w całym kraju to ok. 63 mln 857 tys. zł. Powiaty mogły ubiegać się o dofinansowanie na kwotę od 100 do 350 tys. zł i przeznaczyć je między innymi na cyfryzację biur i jednostek publicznych (z wyjątkiem placówek ochrony zdrowia): zakup sprzętu informatycznego i oprogramowania, licencji niezbędnych do realizacji e-usług oraz zdalnej pracy.

Samorządy mogły też kupować sprzęt dla szkół i placówek specjalnych, szkolić pracowników z obszaru cyberbezpieczeństwa i zaawansowanych usług cyfrowych oraz poprawić cyberbezpieczeństwo samorządowych systemów informatycznych. Powiat nowosolski wystartował w tym konkursie i zdobył 257 tys. zł na jego realizację.

Rafał Krzymiński

E-WYDANIE TYGODNIKA KRĄG